Engelsiz web sitesi için tıklayınız
İdari İşler Şube Müdürlüğü

Fen İşleri Dairesi Başkanlığı-İdari İşler Şube Müdürlüğü

Görevleri

İdari İşler Şube Müdürlüğü Görevleri

İdari İşler Şube Müdürlüğünün görevleri;

 

  1.   Daire Başkanlığına bağlı müdürlükler arasında, idari konularda koordinasyon sağlayarak, plan ve program dâhilinde çalışmaların yürütülmesini sağlamak.
  2.   Mesai saatlerinin etkin / verimli kullanılması ve birim personelinin uyum içinde çalışmasını sağlamak.
  3.   İş güvenliğini sağlamak ve çalışma ortamını sürekli geliştirme çabası içinde projeler üretmek,
  4. Personel hareketlerini planlamak, denetlemek, bilgilendirmek ve sonuçlanmasını sağlamak,
  5.   Diğer şube müdürlükleri ile koordineli olarak birlikteliği sağlamak, mevzuat, genelge, tamim, tebliğleri arşivlemek, ilgili birimlere intikalini sağlamak, teftiş raporları hakkında gerekli çalışmaları yapmak, cevapları derleyerek ilgili makamlara sunmak, takibini yapmak,
  6.   Demirbaşa kayıtlı araç gereçlerin demirbaş listelerini tutmak, ekonomik ömrünü doldurmuş demirbaşların düşümlerinin yapılmasını sağlamak,
  7.   Daire Başkanlığında görevli personelin, başarı ve performans değerlendirmesini yapmak. Personel ile ilgili her türlü “sosyal, kültürel vs.” işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,
  8.   Hizmet içi eğitim konularını bildirmek ve katılımlarını sağlamak,
  9. Personelin mal bildirimleri hakkında kanuni hükümler doğrultusunda süresi içerisinde mal bildirim beyannamesi düzenlemelerini sağlamak,
  10.   Daire Başkanlığının arşiv ile ilgili dosyalama, düzenleme, depolama ve bunun gibi konularla ilgili işlemlerini yapmak,
  11.    5216 sayılı kanun ile Belediye Başkanlığına verilen yetki dâhilinde, şube müdürlüğünün yıllık çalışma programı ile uzun vadeli plan ve programlarını hazırlamak,
  12.  Faaliyet alanı ile ilgili olarak; dış kurumlardan, belediye birimlerinden, belediye çalışanlarından ve vatandaşlardan gelen her türlü yazı, dilekçe ve taleplere mevzuat ve üst amirlerinin direktifleri doğrultusunda cevabi yazıları hazırlamak, faaliyet alanı ile ilgili olarak idare aleyhine yargı yerlerinde açılan davalara ilişkin hukuk müşavirliğine savunmaya esas bilgi, belge ve kapsamlı görüş yazılarını hazırlamak,
  13. Daire başkanlığının yapmış olduğu hizmetlerle ilgili ücret tarifeleri önerilerini Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığına göndermek ve Meclis ’ce kabul edilecek “Belediye Gelirleri Tarifelerini uygulamak için ilgili birimlere göndermek,
  14.   Yönetmelik, yönerge ve yeni açılacak şube müdürlüğü kurulmasında meclise gerekli bilgilerin sunulması için yazışmaları yapmak, birimlerin teşkilat şemasındaki değişiklikleri tekliflerine uygun olarak hazırlamak,
  15.  Daire Başkanlığına gelen evrakları, kayıt altına almak, Daire Başkanının havalesine sunmak, gizlilik kuralları içerisinde ivedi ve gizli evrakın zimmet karşılığı ilgili kişi, birim, kurum ve kuruluşlara teslimini sağlamak,
  16. Başkanlığımız memur, işçi ve sözleşmeli personele ait özlük, sağlık ve sicil dosyalarının arşivleme hizmetlerini yürütmek, muhafazasını sağlamak, ilgili mevzuat dâhilinde Daire Başkanlığının diğer iş ve işlemleri ile ilgili her türlü belgelerinin arşivlenmesi hizmetlerini yürütmek,
  17.   İç ve dış denetim ile ilgili kurum ve kuruluşlardan gelen her türlü bilgi ve belge taleplerini gizlilik kuralları içerisinde yazışmalarını yapmak,
  18.   Memur ve sözleşmeli personelin disiplin mevzuatına uygun almış oldukları disiplin cezalarını sicil dosyalarına işlemek, disiplin cezasının ilgili personele bildirimini yapmak ve cezanın uygulanması ile ilgili yazışmaları yapmak,
  19.   İşçi personel ile ilgili mahkemelerden istenilen bilgi ve belgelere ilişkin yazışmaları yapmak, olası iş kazaları ile ilgili yazışmalarını yapmak,
  20.   İşçi, memur ve sözleşmeli personeller hakkındaki tüm icralık yazışmaları Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığına bildirmek,

 

Akaryakıt Takip Şefliğinin görevleri;

 

  1.  Lastikhane Birimi: Belediyeye ait Araç ve İş Makinalarının lastiklerinin Tamir ve değişimini yapmak çıkan lastikleri İlgili Daire Başkanlığına teslim etmek.

 

  1.  Yıkamahane Birimi: Belediyeye ait araçların temizliğini yapmak.

 

  1.  Yağhane Birimi: Araç ve İş Makinalarının yağ değişimi ve yağlama işlerini yapmak.

 

  1. Akaryakıt Dağıtım-Denetleme Birimi: Belediye araçlarının akaryakıt ve madeni yağlarının temini, ikmali, kontrolünü ve Belediye hizmetlerinde kullanılan kiralık araçların akaryakıt teminini ve takibini yapmak.

 

Yazı İşleri Şefliğinin görevleri;

 

  1.   Memur personelin ilk defa göreve başlama, adaylık eğitimi sonrası asalet tasdiki işlemlerini yürütmek, açıktan atama, naklen atanma, görevde yükselme, unvan değişikliği ve birimler arası atama işlemlerini yürütmek, emeklilik, ölüm, istifa, görevden çekilme, gibi nedenlerle kayıt kapama işlemlerini yürütmek, memur personelin asalet tasdiki ve askerlikte geçen sürelerinin intibak onaylarını tebliğ etmek, memur personelin kadro ve ek göstergeleri ile ilgili işlemleri yürütmek ve programa yüklemek, askerlik borçlanması işlemlerini yapmak,
  2.   Memur ve sözleşmeli personelin yıllık, sıhhi, mazeret ve ücretsiz izin işlemleri ile birlikte yurtdışı çıkış izin onaylarını hazırlamak ve takibini yapmak, personelin kurum içi vekâlet, tedviren yürütme onaylarını hazırlamak. Sözleşmeli personelin işten ayrılıncaya kadar her yıl sözleşmelerini onaya sunmak, işten ayrılma işlemlerini yürütme,
  3.    Memur, sözleşmeli ve işçi personel tanıtıcı belediye kimlik kartları talebini, dağıtımını yapmak ve kayıp, çalıntı gibi sair nedenlerle kaybolması halinde yazılarını hazırlamak, Başkanlığımızdan nakil yoluyla başka kurumlara atanan memur personelin nakil işlemlerini yapmak,
  4.   Memur ve sözleşmeli personel ile ilgili her türlü özlük ve sicil bilgilerinin kayıtlarını bilgisayar ortamında tutmak ve gerekli değişiklikleri zamanında kayıt altına almak,
  5.   Memur ve sözleşmeli personellerin görevli izinli sayılmaları durumunda gerekli Oluru almak,
  6.    Personele yapılacak giyecek yardımı yönetmeliği doğrultusunda giyecek yardımından faydalanacak personelin kadro unvanlarının kontrolünü yapmak, derece, kademe ve kıdem terfii onaylarını tebliğ etmek,
  7.   Personelin, mal bildirimi hakkındaki kanuni hükümler doğrultusunda mal bildirim beyannamesi düzenlemelerini sağlamak,
  8.   Makamca verilecek görev çerçevesinde, daire başkanlığında görev yapan memur personele meclis kararı ile verilen manyetik otobüs kartları ve bu gibi sosyal hakların tahakkuk işlemlerini hazırlamak ve dağıtımını yapmak,
  9. Üst dereceli kadrolarda bulunan memur personele verilen hususi ve hizmet damgalı pasaportlarla ilgili yazışmaları yapmak,
  10.    Memur personelin özlük hakları ile ilgili hizmet cetvelinde belirtilmesi gereken her türlü kayıtların tarih sırasına göre işlenmesini sağlamak,
  11.    Memur ve sözleşmeli personelin geçmiş yıllardaki sosyal güvenlik kurumlarında geçen hizmetlerinin tespiti ile ilgili yazışmaları, bir üst öğrenimi bitirenlerin müracaatları halinde intibak yazışmalarını yapmak,
  12.  İşçilerin T.İ.S. ile getirilen hükümleri gereğince puantajlarının düzenlenmesi ve diğer sosyal haklarının takip ve tespiti için yazışmalarını yapmak, unvan değişikliği, yer değişikliği ve ikramiye puantajları işlemlerini yürütmek, emeklilik sürelerinin tespiti için, İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığıyla ilgili işlemleri takip etmek,
  13.   İşçi personel ile ilgili aylık ve yıllık faaliyet raporlarını ve istatistiki bilgilerle ilgili işlemleri yürütmek,
  14.   İşçilere ait yıllık ücretli izin defterlerinin tanzimi yıllık ve sıhhi izinlerinin müdürlüklerden gönderildiği kadarı ile takibi ve bilgisayar kayıtlarını yapmak, almış oldukları raporların parasının ödenmesi için gerekli yazışmalarını yapmak,
  15.   Doğalgaz, elektrik, su ve telefon faturalarının tahakkukunu yaparak zamanında ödenmesini sağlamak, yemek yiyen personellerin aylık listesini hazırlamak, taşınır kayıt ile ilgili tüm işlemleri yapmak, hizmet binasına giriş çıkışlarda personel takibini yapmak, personellerin hizmet içi eğitimlere katılımlarını sağlamak,
  16.   Üniversite ve meslek liselerinden gelen stajyerlerin tüm işlemleri ile ilgilenmek “okul ile gerekli yazışmalar, staja başlama, puantajları, izinleri, raporları ve staj dosyaları vs.”
  17.   Daire Başkanlığında görev yapan personelin sicil ve özlük hakları ile ilgili işlemleri takip ederek, yazışmalarını yapmak ve kayıtlarını tutmak, personellerin izin, sağlık raporu, yurtdışı izinleri, askerlik için ücretsiz izinler, disiplin vb. gibi özlük işlemlerini takip etmek,
  18.   Personelin emeklilik, ölüm, istifa, görevden çekilme gibi nedenlerle kayıt kapama işlemlerini, nakillerini, görevde yükselme ve unvan değişikliklerini, sözleşmeli personellerin işten ayrılıncaya kadar her yıl sözleşmelerinin yenilenmesi işlemleri ile ilgili gerekli yazışmaları yapmak,
  19.   Müdürlük makamının verdiği diğer görevleri yerine getirmek,
  20.   Daire Başkanlığının evrak kaydını ve akışını takip etmek.
  21.   Kamu kurum ve kuruluşları ile özel veya tüzel kişilerin yazılı müracaatları ile Büyükşehir Belediye Başkanlığından veya bağlı birimlerinden gelen evrakları kayıt altına alarak ilgililerine zimmet karşılığı sunmak,
  22.   İşlemli evrakları şube müdürünün onayına sunarak, kurum ve kuruluşlar ile özel veya tüzel kişilere gidecek evrakların takibini sağlamak,
  23.   Bağlı bulunduğu müdürlüğün görev alanı ile ilgili kanun, kanun hükmünde kararname, yönetmelik, yönerge, genelge, tebliğ vb. takibini yaparak güncellenmesini sağlamak ve personeli bu doğrultuda bilgilendirmek,
  24.  Birim çalışmalarında kullanılan demirbaş malzeme ve kırtasiyenin ayniyat kayıtlarını tutmak amacına uygun kullanımını sağlamak,

 

Satınalma Şefliğinin görevleri;

 

  1.   Daire Başkanlığına bağlı müdürlüklerin temizlik, kırtasiye, büro malzemeleri, bilgisayar, yazıcı, sarf malzemeleri gibi ihtiyaçlarını tespit ederek, başkanlığa ait ortak liste oluşturmak,
  2.   İhtiyaç duyulan mal ve hizmet alımlarına ilişkin talep eden birimden gelen teknik şartnameleri incelemek, gerekirse düzelttirmek,
  3.   Alım sonucunda düzenlenen evrakı gereği için ilgili birime göndermek
  4.   Mevzuatının gerektirdiği ve Daire Başkanlığınca istenen benzer nitelikteki diğer işlemleri yapmak,
  5.   Talep sahibi birimlere, talep ettikleri mal ve hizmeti, önceden belirlenmiş kalite kriterleri çerçevesinde, teknik şartnameye uygun, doğru miktarda, doğru zamanda güvenilir kaynaktan en uygun fiyatla mevzuat ve kanunlar çerçevesinde temin etmek.
  6.    Doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırların ambarlara teslim edilmesini sağlamak, stok kaydı tutmak, muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim alarak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek,
  7.   Teslim alınacak her tür malın cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak. Taşınırların giriş ve çıkışlarına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek, tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgilisine teslim etmek, demirbaş ve ayniyat işlemlerine yardımcı olmak,
  8.   Olur alma, fiyat araştırma komisyonu, satın alma komisyonu, muayene ve kabul komisyonu oluşturulması işlerini yapmak.

HIZLI ERİŞİM MENÜSÜ

444 2 153